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档案管理制度

发布于:2017-09-25 14:45:20

档案工作人员岗位职责

在办公室主任领导下具体负责档案工作。

一、严格执行《中华人民共和国档案法》以及党和国家有关档案工作的方针、政策及法规,认真规范履行职责。

二、热爱档案事业,认真学习档案专业知识,不断提高专业水平。

三、忠于职守,认真做好收集、整理、编目工作,对本校文件材料的形成,积累和归档工作进行指导,推进本校档案管理水平的提高。

四、熟悉业务,了解本校历史和现状,编制必要的参考资料,积极做好档案利用工作。

五、加强档案库房日常管理工作,定期对档案库房、设施及各类档案实体进行检查,做好“八防”(防火、防盗、防蛀、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠)工作,发现问题及时报告,妥善处理。

完成学校和办公室交办的其他工作。

文件材料整理归档制度

一、归档范围:凡是本校在各项活动中直接形成的具有查考利用价值的各种门类、各种载体的文件材料、图表、帐簿、声像、照片、实物以及上级印发需要本校长期执行落实的各项规定、制度等均属归档范围。

二、归档时间:文件材料在办结后随时归档;实物档案于获得后一个月内移交档案室;设备档案在验收合格后一个月内移交档案室;照片档案、录像档案随时归档移交;电子档案及其他档案按规定整理后移交档案室。

三、归档要求:凡归档的文件材料,必须收集齐全、准确;凡归档文字材料,必须用碳素墨水和黑墨水书写,严禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水和复写纸等不耐久材料书写;归档的文件材料必须整齐、清洁、字迹清楚,便于利用;归档的文件材料必须完整、准确的反映本校及各科室在各项活动中真实内容的历史过程。

四、移交要求:移交档案时要认真履行交接手续,填写档案移交登记表,一式两份,经清点无误,双方签字后,各自保管一份,以备查考。

档案保管制度

一、严格执行《中华人民共和国档案法》,增强法制观念,依法保管好本校档案。

二、定期接受各种门类和载体的档案,实行集中统一管理。

三、档案室存放各类档案应做到排列有序、编号准确、取放方便,秘密以上档案要专箱存放。

四、定期进行档案的清理核对和抽查,做到帐实相符,对载体变质、字迹扩散或破损的档案及时进行修补和复制。

五、档案室配备防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施或设备。

六、档案室内严禁吸烟,室内外严禁堆放易燃易爆物品。

七、档案室内严禁摆放与档案无关的其他物品,保持室内卫生整洁。

八、档案工作人员离开库房时,必须切断电源、关好门窗。

档案利用制度

一、本校教职员工因工作需要查阅本校工作档案,经办公室主任批准,按规定办理登记手续后即可查阅;外单位人员借阅须持单位介绍信并经分管领导批准,按规定办理登记手续后方可查阅。

二、查(借)阅档案者,不得擅自在档案上圈阅、批注、勾划、涂改,更不得污损、抽取、剪裁、撕毁,如经发现,根据情节轻重,予以处理直至追究法律责任。

三、机密档案一律不外借,其他各类档案、资料原则上不借出,特殊情况经分管领导批准后方可借出。

四、严守秘密,谁借谁用,不得随意转让他人传阅,未经分管校领导同意不得擅自抄录、复制等。如需复制须经分管校领导同意,涉及保密范围,按档案保密制度执行。

档案保密制度

一、档案管理人员要严格执行《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保密法》等法律规定,严守国家机密,忠于职守,模范地执行保密制度,维护档案的完整和安全。

二、档案资料必须装入密集架,不得乱扔、乱放,以防失密。

三、查阅档案一律由档案管理人员进行,非档案管理人员严禁进入档案室内。

四、严格执行档案借阅制度,查阅档案时,不经许可不得将案卷带出室外,不得摘抄、复制有“三密”及党务、政务、会议记录内容的档案。

五、不得将机密档案文件资料带至家中或公共场所,在特定情况下借阅案卷时,必须注意案卷的安全。

六、发生失、泄密事件,及时上报校领导,并立即追查,根据情节轻重进行处理。

电子文件归档与管理制度

一、本校电子文件的形成、承办、运转、整理与归档等工作,由档案管理员负责,以确保电子文件的真实性、完整性、及时性和有效性。

二、计算机管理员负责本校形成的电子文件的收集、积累及向办公室移交工作。

三、档案管理员负责对电子文件日常管理的监督、指导、检查和分类保管、开发利用等工作。办公室对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管与利用实行全过程管理。归档电子文件与其他门类和载体的档案实行集中统一管理,利用归档的电子文件,积极开展档案编研、信息开发和服务利用工作。

四、凡有查考利用价值的文本、声像、多媒体、数据库、计算机文件需定期制作文件备份,并及时拷贝到软盘或刻录到光盘上脱机保存。盘片上用汉字标明文件名称及拷贝时间,放入专用装具内妥善保管。归档到档案部门后的电子文件,仍要在本校保留一年后方可删除或销毁。

五、归档电子文件按“件”进行管理。一般情况下把一份电子文件作为一件,密不可分的几份电子文件应作为一件来进行管理。档案管理员要随时收集符合电子文件归档范围的电子文件,归档电子文件应逐件编目。

六、办公室对归档电子文件进行真实性、有效性和完整性测试,并填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》。登记表一式两份,一份由档案部门保存,另一份由校档案室保存;对归档电子文件制作三套,一套封存保管、一套查阅利用、一套异地保存。

档案鉴定销毁制度

一、档案鉴定销毁工作由分管校领导和档案人员直接对档案进行鉴定,档案鉴定销毁小组负责。

二、鉴定销毁小组应定期对综合档案进行鉴定,对保管期限已满但仍有保存价值的,应延长保管期限,对确无保存价值和查考利用价值的档案资料按档案管理办法进行处理。

三、销毁档案必须编制档案销毁清册,登记所销毁档案资料的时间、数量及主要内容。

四、销毁档案时,应遵循保密原则及有关规定,并指派专人负责监督销毁,参加档案销毁的人员都要在销毁清册上签字,严禁将档案作废纸出售。